メールでのお詫び

2020.11.10

こんにちは、
おもてなし人材プロデューサーの
近藤みなこです。

朝の風景

先日、ある方から
お詫びの文章を記したメール
受け取りました。

ビジネス文書にふさわしく、
私の気分を害したことに対する
お詫びの言葉とともに、
再発防止のための取り組みなどが、
丁寧に記されていました。

 

私は、
お詫び内容について、
さほど気にしていなかったので

お気になさいませんように、
また、ご配慮くださったことに
感謝申し上げる旨を返信しました。

 

しかし、
心のどこかで

「なぜ、この内容を
メールで伝えるんだろう」

と感じてしまいました。

 

この事例から、メールという方法で
お詫びをすることは、最適な方法ではない、
改めて感じました。

 

では、
お詫びの気持ちを伝えるのに
最適な方法とは何でしょうか?

 

最も効果的なのは、
相手に会いに行き、
顔を見ながら
お詫びの気持ちを伝える方法。

 

この方法は、
物理的に難しいことが
多いでしょう。

先方に赴くことが難しい場合、
次にベストなのは、
電話だと思います。

 

では、
「お詫び」の状況において、
電話とメール、
2つのコミュニケーション方法の
優れている点、劣っている点
比較してみましょう。

 

電話でのコミュニケーションの
優れている点は、
相手の反応がすぐに得られること。
自分の気持ちを声に込めて、
精神誠意伝えられること。

劣っている点は、記録性がないこと。
「お詫びした」「お詫びしていない」が
相手の記憶のみに頼ってしまうこと。

 

一方、メールはどうでしょうか。
メールでのコミュニケーションの
優れている点は、
相手の時間を遮らないこと、
相手の都合のよい時間に
確認できること。

 

メールの劣っている点は、
一方的な発信にとどまること。
相手の反応が瞬時に得られないこと。

加えて、
メールでお詫びを伝えると、

記録に残ってしまい、

後々何度も目にしては、
そのときのことを思い出してしまう、
という欠点もあります。

 

メールや電話やSNS、
いろいろなツールがありますが、
適切な方法で、
コミュニケーション・スキルを
磨いていきたいものです。

 

いつもお読みくださり、
ありがとうございます。
※毎週火曜日に更新します。

 

2020.11.10

 

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1ステップ、スキルアップ

いざこざの原因はどこにある?

2020.11.3

こんにちは、
おもてなし人材プロデューサーの
近藤みなこです。

 

きれいな空でした  @福岡県行橋市

 

以前に書いたこちらの記事↓の続編です。
いざこざのない組織は好ましい組織なのか?

 

「組織」の定義は、
人間が2人以上集まった集団、のこと。

自分と他人の集まり、のこと。

 

例えば「家族」は、
最小単位の組織、といえます。

 

 

組織において、
いざこざの原因は、
きわめて単純なこと、が大半で、

きわめて単純なことの
積み重なりが
やがて不満になり、

不満を抱えた人間同士が
いざこざを引き起こしてしまう・・・

 

原因を追究すると、
小さな小さな「イラッ」であった、

ということは、
家族などの組織を始めとして、
日常茶飯事です。

 

言い換えると、
いざこざがあるから、
組織として成り立っている、
と言えます。

 

「イラッ」とする感情が
沸き起こってくるからこそ、
家族は、家族であるのだと思います。

 

家族間での「イラッ」の原因は、
例えば「話を聴くときの態度」とか
「靴をそろえない」、「返事の仕方」、
「起こしてもなかなか起きない」
などなど。

 

ここで確認しておきたいのは、
いざこざの原因になる「イラッ」は、

 

家族の誰かの人柄、人間性
にかかわることではなく、

 

その人の行動考え方
物事の取り組み方、
物事への取り組み姿勢、

そんなことに
「イラッ」とするのです。

 

会社でも、同様です。

いざこざの原因は、
相手の仕事の進め方
仕事への取組み姿勢
身だしなみあいさつの仕方

そんな日常の中に
原因はあります。

 

決して、
相手の人柄や人間性に
「イラッ」としているわけでは
ありません。

相手の人格を非難する行為は、
ハラスメントです。

 

地球上で、
人間として生活する以上、
組織でうまくやっていく能力は
ある程度は必要です。

 

いざこざから目を背けず、
いざこざと向き合うことで、
組織を進化させていきましょう。

 

いつもお読みくださり、
ありがとうございます。
※毎週火曜日に更新します。

 

2020.11.3

 

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